Oleh: Djamaludin Abubakar


Pendahuluan

Ada beberapa kerinduan yang dirasakan oleh para pelaku pengadaan barang/jasa pemerintah. Dengan bekal yang sedikit sebagai ahli pengadaan, anggota Unit Layanan Pengadaan (ULP), pejabat pengadaan (PP), pejabat pembuat komitmen (PPK) dan juga pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) mendambakan adanya pembinaan dalam meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan berbagi pengalaman serta perlindungan dalam kebersamaan.

Dari maraknya tekanan dari berbagai pihak dalam melaksanakan tugas pengadaan, masing-masing pelaku pengadaan pemerintah memimpikan adanya kebersamaan para ahli pengadaan dalam menghadapi tekanan dari luar. Kebersamaan sebagai komunitas ahli pengadaan dalam suatu wadah yang tidak dipisahkan oleh kotak-kotak jabatan. Sebagai pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah, ahli pengadaan pasti menuntut dalam hatinya ada kepastian karir sebagai ahli pengadaan di masa yang akan datang. Selanjutnya sebagai pelaku pengadaan yang banyak menghadapi dan menangani resiko, menjadi hal yang wajar bilamana mereka menuntut adanya penghargaan yang setimpal dengan resiko yang dihadapi. Semua dambaan, mimpi, tuntutan dan keinginan akan terwujud bilamana organisasi pengadaan dibangun dalam satu kesatuan tugas, fungsi, struktur dan pondasi yang komprehensif dan kuat.

Pengadaan barang/jasa di Indonesia memiliki karakter yang sangat bervariasi. Dengan berbagai kondisi yang dihadapi, tidak selayaknya organisasi pengadaan dibentuk hanya berdasarkan satu pola yang seragam. Kebijakan yang layak untuk diterapkan adalah kebijakan yang dapat menampung berbagai aspirasi dan kondisi yang dihadapi oleh masing-masing K/L/I dan Daerah.

Nama Memiliki Wibawa

Perhatian pembinaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) terfokus pada orang yang ada pada ULP. Upaya untuk membangunan ULP yang dilakukan oleh LKPP tidak seimbang dengan persepsi dan penerimaan pihak K/L/I dan Daerah. Sebagai unit, ULP dikonotasikan sebagai lembaga atau organisasi yang kecil. Organisasi kecil tidak selayaknya mendapat tempat atau eselonering yang tinggi. Penggunaan kata unit juga memiliki kecenderungan arti yang organisasi sementara atau adhoc. Dengan demikian tidak memerlukan perhatian atau upaya jangka panjang.

Sebagai layanan, ULP diposisikan sebagai pelengkap dari keberadaan organisasi lain. Tugas ULP hanya melayani kebutuhan organisasi lain yang lebih pokok yang jelas memiliki tanggung jawab yang lebih besar dari ULP. Penggunaan kata layanan juga memiliki arti sebagai pelengkap yang bisa diposisikan atau ditempatkan sebagaimana unit pelengkap lainnya yang ada pada organisasi pelayanan seperti sekretariat daerah atau sekretariat jenderal.

Secara fungsi dan penugasan, persepsi dan penerimaan pihak lain yang mengecilkan peran ULP bisa dimaklumi. Fungsi ULP yang hanya melakukan tugas pemilihan penyedia dianggap bukan merupakan tugas besar dalam proses pengadaan. Pandangan seperti ini yang mengakibatkan ULP diangggap sebagai organisasi yang tidak penting.

Dengan menghadapi berbagai potensi pengkerdilan ULP, nama ULP sudah waktunya diganti dengan nama yang lebih besar. Namun nama yang besar tersebut harus dilengkapi dengan penugasan dan perangkat organisasi berikut fungsi yang lebih besar. Badan Penggadaan Barang/Jasa merupakan salah satu contoh nama yang dapat digunakan untuk memperbesar image dan sekaligus memperbesar fungsi dan tugas pengadaan.

Organisasi Pengadaan

Organisai ULP bukan organisasi yang ideal untuk pengadaan barang/jasa. ULP yang jumlahnya banyak dan tersebat pada K/L sudah waktunya direorganisir. Saat ini tiap K/L memiliki puluhan ULP yang tersebar di berbagai provinsi dan diberbagai sector/bidang. Tidak ada leading ULP di K/L dalam jumlah yang banyak tersebut. Masing-masing ULP tersebut mandiri dan merupakan perangkat yang melaksanakan pengadaan yang menjadi tanggung jawab atau amanat dari tiap direktorat jenderal di K/L pusat. Jumlah ULP yang banyak dan tersebar tersebut cukup bagus untuk merespon langsung perintah pelaksanaan pemilihan penyedia yang diamanatkan oleh kantor pusat K/L yang ada di Jakarta. Namun jumlah yang banyak tersebt sangat menyulitkan untuk pembinaan, koordinasi dan pengawasan.

Orientasi organisasi pengadaan sudah waktunya berubah. ULP yang selama ini menjadi wadah penugasan sudah tidak sesuai lagi dengan tujuan jangka penjang pengadaan barang/jasa. Bagaimanapun motor dari sebuah organisasi terletak pada sumber daya manusia (SDM). SDM brtanggung jawab atas kegiatan ke luar dan ke dalam. Untuk ke luar SDM bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan melayani kebutuhan pengadaan dari unit-int pengguna barang/jasa. Untuk ke dalam SDM bertanggung jawa dalam mengelola seluruh kompponen organisasi termasuk pembinaan dan pengembangan SDM itu sendiri. Sudah waktunya organisasi pengadaan lebih membenahi kebutuhan kedalam terutama pembinaan dan pengembangan SDM. Bilamana organisasi lebih memperhatikan kualitas SDM maka organisasi pengadaan tersebut harus merupakan organisasi tunggal dalam setiap K/L/I atau Daerah.

Bentuk dan Ukuran Organisasi Pengadaan

Sebagaimana kita maklumi bahwa penyeragaman bentuk apalagi standarisasi besaran organisasi pengadaan di Indonesia tidak sesuai dengan keberagaman lingkungan pengadaan. Kemampuan SDM, besaran anggaran dan jumlah paket yang ditangani, kebijakan pimpinan K/L/I dan Daerah serta kondisi pasar pengadaan mempengaruhi bentuk dan ukuran organisasi ppengadaan.

Untuk memudahkan pengembangan konsep organisasi, mari kita kembangan organisasi pengadaan misalnya dalam bentuk matrik dua dimensi. Dimensi pertama merupakan indikator siklus pengadaan dan dimensi kedua merupakan volume pekerjaan yang ditangani.

Dari dimensi siklus pengadaan, peranan kualitas SDM sangat menentukan. Saat ini ULP hanya menangani proses pemilihan penyedia barang/jasa. Bilamana kondisi pekerjaan menutut lebih besar dan kemampuan SDM memadai maka organisasi pengadaan dapat dikembangkan untuk menangani juga perencanaan pengadaan disamping perencanaan pemilihan. Organisasi pengadaan dapat langsung mengelola hasil keputusan anggaran untuk segera dieksekusi pengadaannnya. Bahkan bilamana dibutuhkan, organisasi pengadaan juga dapat menangani berbagai komponen penyiapan anggaran yang akan diusulkan oleh satuan kerja yang dibantunya. SDM pada organisasi pengadaan juga dapat mengendaliikan pelaksanaan koontrak secara utuh. SDM mumpuni yang bekerja pada organisasi pengadaan dapat bertindak lainnya yang telah dihasilkan oleh penyedia barang/jasa. Dengan demikian seluruh siklus pengadaan dapat ditangani oleh organisas pengadaan.

Dimensi besaran organisasi pengadaan ditentukan oleh jumlah atau volume kegiatan (paket), jumlah waktu yang tersedia, persebaran pekerjaan dan kebijakan pimpinan K/L/I atau daerah. Besaran organisasi tidak dapat dituntukan hanya oleh nilai anggaran. K/L/I atau daerah yang memiliki anggaran yang besar dapat saja memiliki organisasi pengadaan yang ramping misalnya bila pengadaan tersebut dikonsolidasikan atau dimasukkan kedalam hanya beberapa paket yang nilainya besar per paketnya. Namun jumlah paket yang besar otomatis akan memerlukan bukan hanya sebagai juru bayar (account officer) tetapi juga mampu mengelola pelaksanaan kontrak dan sekaligus mampu mengendalikan kualitas proses dan hasil pekerjaan yang tercantum dalam kontrak. Bahkan dalam hal tertentu, SDM pada organisasi pengadaan dapat juga ditugaskan untuk mengoperasikan dan memelihara barang atau asset yang telah diadakan oleh PPK.

Besaran organisasi peengadaan juga ditentukan oleh persebaran SDM, perode pengadaan dan kebijakan pimpinan K/L/D atau Daerah. Paket-paket pengadaan yang tersebar, di beberapa wilayah atau provinsi, memerlukan beberapa kelompok kerja atau SDM yang tersebar pula. Waktu proses pengadan yang lebih singkat dengan jumlah paket yang sama akan membutuhkan SDM yang lebih besar. Terakhir, kebiijakan pimpinan K/L/I atau daerah menentukan besaran organisasi pengadaan. Bilamana pimpinan K/L/I atau daerah memiliki kebijakan untuk menugaskan pihak lain (outsoucing) maka organisasi pengadaan di K/L/I atau daerah tersebut bisa kecil.

Tata Kelola Organisasi Pengadaan

Keinginan untuk mejadikan organisasi pengadaan sebagai satu-satunya wadah membawa tuntutan dan dampak yang lumyan besar. Kondisi organisasi pengadaan saat ini dalam bentuk ULP yang tugasnya sebagai prosesor pemilihan memerlukan beberapa langkah perubahan dan peningkatan untuk menjadi wadah tunggal organisasi pengadaan sbb:

  1. Sekat organisasi pengadaan yang diemban oleh ULP yang membatasi hanya sebagai prosesor pemilihan harus dihilangkan. Peran ULP harus dikonversi kedalam organisasi pengadaan yang lebih besar bilamana kita menginginkan organisasi pengadaan sebagai centre of excellence yang menaungi seluruh ahli pengadaan
  2. Seluruh SDM di K/L/I atau Daerah yang bergerak dalam rantai proses pengadaan harus berada di bawah satu pembinaan yaitu organisasi pengadaan tunggal. Setiap orang K/L/I atau Daerah yang memiliki kompetensi dalam bidang pengadaan b/j dan ingin bergerak di dunia pengadaan b/j harus berada di bawah pembinaan organisasi pengadaan yang tunggal.
  3. Ketentuan bahwa anggota ULP dilarang sebagai PPK sudah waktunya dihilangkan. Pengaturan konflik kepentingan dalam pengadaan b/j pada tingkat lembaga ULP dan PPK diturunkan menjadi pengaturan konflik kepentingan pada tingkat individu. Anggota pokja pengadaan dapat ditugaskan sebagaai KPA, PPK, PPHP, pejabat pengadaan atau tim teknis pengadaan ada paket lainnya sepanjang tidak ada konflik kepentingan pada tingkat individu.
  4. Para ahli pengadaan b/j dapat ditugaskan di unit atau daerah manapun di lingkungan K/L/I atau Daerah namun pembinaan ahli tersebut tetap berada di bawah organisasi pengadaan yang tunggal. Keberadan ahli pengadaan b/j secara fisik di unit atau daerah manapun tidak menghambat proses pembinaan sebagai ahli pengadaan b/j organisasi pengadaan yang terpusat di tiap K/L/I atau Daerah.
  5. Organisasi pengadaan dapat melengkapi para ahli pengadaan b/j yang dibinanya dengan berbagai keahlian yang terkait dengan pengadaan b/j. Pengetahuan tentang hukum, ketehnikan, sosial, pembiayaan dan ekonomi dsb dapat diberikan kepada ahli pengadaan b/j sebagai nilai tambah dari ahli pengadaan b/j tsb.
  6. Mengingat organisasi pengadaan sebagai centre of excelence dan pembina para ahli pengadaan maka di tiap K/L/I atau Daerah sudah seharusnya tidak memiliki lebih dari satu organisasi pengadaan. Keberadaan organisasi pengadaan tunggal pada tiap K/L/I atau Daerah akan menjamin keberlanjutan pembinaan baik secara keilmuan maupun sebagai jabatan/karir dalam pengadaan b/j.

Dengan organisasi yang kuat dan SDM yang professional maka pengadaan yang efektif, efisien dan akuntable dapat dilaksanakan dan dunia pengadaan yang kredible dapat terwujud.

Bagikan:
0