Pengadaan BLU/D dan Manajemen Rantai Pasok

Pengadaan BLU/D dan Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management)
Praktek Empiris Penyusunan Regulasi Pengadaan Barang Jasa di Lingkungan Badan Layanan Umum*

Oleh: Atas Yuda Kandita

---

Sekilas tentang Fleksibilitas

Aktifitas sebuah layanan publik termasuk layanan kesehatan rujukan, tidak pernah akan terlepas dari aktifitas belanja melalui pengadaan barang/jasa. Dalam rangka keberlangsungan sebuah layanan kesehatan, Rumah sakit akan menyelenggarakan kegiatan administrasi perkantoran sampai dengan penyediaan sarana dan prasarana layanan kesehatan. Semua kegiatan tadi, akan membutuhkan sebuah tata kelola di bidang pengadaan barang/jasa.

Dalam tulisan terdahulu yang bertajuk “Fleksibilitas Pengadaan Barang/Jasa Pada Layanan Kesehatan Masyarakat” (www.birokratmenulis.org) dinyatakan bahwa :

Sejalan dengan fleksibilitas yang dimiliki Badan Layanan Umum dalam pengelolaan keuangan, termasuk dalam pengadaan barang jasanya, maka perlu sinkronisasi dengan tata kelola pengadaan yang telah dikenal baik dalam praktek bisnis. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 dijelaskan bahwa:

“Pengadaan barang/jasa oleh BLU dilakukan berdasarkan prinsip efisiensi dan ekonomis, sesuai dengan praktek bisnis yang sehat.” (pasal 20 ayat 1).

Penjelasan ketentuan tersebut adalah sebagai berikut: “BLU dapat dibebaskan sebagian atau seluruhnya dari ketentuan yang berlaku umum bagi pengadaan barang/jasa pemerintah bila terdapat alasan efektivitas dan/atau efisiensi.”

Tata kelola pengadaan dalam regulasi pengadaan barang jasa pada BLU/D, harus makin responsif dalam menjawab tantangan pelayanan yang semakin meningkat. Apalagi adanya Jaminan Kesehatan Nasional yang semakin masif dilaksanakan oleh BPJS Kesehatan, maka hampir didapati bahwa semua Rumah Sakit Rujukan mengalami kenaikan jumlah pasien secara signifikan. Fenomena adanya pasien yang harus “parkir” dulu di fasilitas lain sebelum mendapatkan ruang di bangsal perawatan yang semestinya, harusnya bisa diantisipasi bahkan dimitigasi menggunakan pemanfaatan pengadaan melalui pengadaan BLU/D.

 

Pengadaan BLU/D dan Perpres Baru

Dalam salah satu pasal, peraturan pengadaan pengganti Perpres Nomor 4 Tahun 2015  (perubahan keempat Perpres Nomor 54 Tahun 2010), dinyatakan bahwa peraturan pengadaan pemerintah akan dikecualikan terhadap :

1. Pengadaan Barang/Jasa pada Badan Layanan Umum;
2. Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan berdasarkan tarif yang  dipublikasikan secara luas kepada masyarakat;
3. Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan sesuai dengan praktik  bisnis yang sudah mapan;
4. Pengadaan Barang/Jasa yang diatur dengan peraturan perundang- undangan lainnya.

Pengecualian ini merupakan sebuah terobosan yang luar biasa dalam mengamati praktek bisnis dan diterjemahkan dalam regulasi. Berdasarkan ketentuan tersebut, maka BLU/D diharapkan mulai melakukan asesmen (penilaian diri) terhadap kebutuhan tata kelola pengadaan terbaik yang harus ditetapkan. Kesadaran yang perlu dibangun bahwa banyak kebutuhan di lingkungan BLU/D yang sangat tergantung kepada jumlah pendapatan yang diterima. Pola belanja BLU/D dipengaruhi juga alokasi belanja yang senantiasa fluktuatif, tidak rigid sebagaimana pola belanja di birokrasi yang menggunakan dana APBN/D. Selain itu, proses bisnis dalam layanan kesehatan juga sangat tergantung kepada pola penyakit, pola kasus, atau juga pola tindakan/layanan yang akan dilaksanakan di layanan publik.

 

Keadaan Cito dan Pengadaan Cito

Sebagai contoh ekstrem, dalam lingkungan BLU/D layanan kesehatan, akan dijumpai kondisi cito. Kondisi cito didefinisikan oleh beberapa praktisi sebagai sebuah kondisi yang sangat segera dan jika tidak diadakan/ diperbaiki/ ditangani akan mengganggu pelayanan rumah sakit atau berakibat akan membahayakan keadaan pasien/jiwa.

Adapun kriteria keadaan cito ini diantaranya :

1. Keadaan yang mengancam keselamatan jiwa.
2. Barang/ jasa yang harus mendapat penanganan kurang dari 48 (empat puluh delapan) jam.
3. Barang/ jasa diadakan yang perlu penanganan khusus secara cepat.
4. Terjadinya wabah, bencana, atau terjadinya lonjakan kasus secara signifikan, yang memerlukan penanganan segera.

Untuk menangani keadaan cito maka diperlukan tata kelola pengadaan cito, yang sangat responsif, melebihi sekedar penunjukan langsung. Dalam salah satu terminologi medis, penanganan keadaan cito ini akan sangat dipengaruhi golden hours, masa-masa kritikal yang merupakan waktu toleransi untuk penanganan secara segera. Penanganan kondisi medis cito melebihi golden hours, akan membahayakan keselamatan jiwa pasien, dan seringnya berujung kepada fatalitas.

Hal ini sejalan dengan riset yang dilakukan oleh Kizito Elijah Kanyoma  & James Kamwachale Khomba pada tahun 2013 (The Impact of Procurement Operations on Healthcare Delivery: A Case Study of Malawi’s Public Healthcare Delivery System) bahwa akibat dari ketiadaan stok (akibat lemahnya proses pengadaan) akan memberikan dampak diantaranya :

1. Kematian pasien
2. Overcrowding/ keruwetan di rumah sakit
3. Menurunkan kondisi medis pasien
4. Penundaan/keterlambatan tindakan operasi

Pendekatan Manajemen Rantai Pasok dalam penanganan keadaan cito ini, dapat dijadikan sebagai benchmark bagi layanan kesehatan berbasis BLU/D. Pemahaman bahwa pengadaan merupakan sebuah optimasi proses memperoleh barang jasa yang dinamis yang sangat dipengaruhi oleh kondisi kebutuhan yang terjadi, digambarkan secara memadai dalam manajemen rantai pasok tersebut.

 

Pendekatan Manajemen Rantai Pasok dalam Pengadaan BLU/D

Manajemen Rantai Pasok atau Supply Chain Management (SCM) adalah suatu sistem antar fungsi-fungsi operasional yang strategis dalam suatu organisasi, yang berperan dalam mengelola tugas-tugas yang berhubungan dengan pemenuhan kebutuhan pasokan di semua lini, mulai dari proses hulu, proses internal, hingga proses hilir, yang dilaksanakan secara; terpadu, terencana, terukur, efektif, dan efisien (Sumber: Turban, Rainer, and Porter, 2004)

Proses SCM dapat berjalan dalam semua bentuk kegiatan operasional, mulai dari kegiatan produksi di manufaktur atau lembaga riset, proses distribusi dalam kegiatan perdagangan, sosial, hingga bantuan kemanusiaan, serta proses pelayanan aktivitas jasa, mulai dari pekerjaan konstruksi, proyek teknologi informasi, penyelenggaraan event, hingga proses pelayanan birokrasi, termasuk layanan kesehatan.

Adapun komponen SCM terbagi atas :

1. Rantai Suplai Hulu / Upstream Supply Chain; aktivitas perencanan dan pengadaan
2. Rantai Suplai Internal / Internal Supply Chain; aktivitas penerimaan, penyimpanan, dan pengolahan
3. Rantai Suplai Hilir / Downstream Supply Chain; aktivitas alokasi dan pendistribusian ke pengguna akhir

Penentuan kriteria barang/jasa menggunakan Kuadran Supply Positioning Model Kraljic masih sangat relevan dalam perencanaan kebutuhan pengadaan barang jasa di lingkungan BLU/D. Penggunaan kategori critical, bottleneck, leverage maupun routine, sudah saatnya dijabarkan dalam tata kelola yang simpel tetapi tetap akuntabel. Bahwa barang jasa dikategorisasi tidak hanya berdasarkan nilai belanjanya, akan tetapi juga diperhitungkan nilai risiko pemenuhan barang jasa tersebut bagi layanan kesehatan.

Praktek pengadaan terbaik di berbagai tempat, baik lingkungan birokrasi di negara maju, atau bahkan di lingkungan  korporasi, bisa diadopsi untuk digunakan. Dan yang pastinya, tender (dalam bahasa kita menggunakan istilah lelang), hanya merupakan salah satu alat dalam pemilihan penyedia, dan bukan yang utama.

Dalam alur manajemen pasokan, sebelum menggunakan atau mendistribusikan barang dan jasa, maka perlu mencari barang dan jasa sesuai kebutuhan, baik itu berbentuk produk jadi, jasa layanan, maupun pekerjaan konstruksi. Proses perencanaan dalam alur manajemen pasokan, dibagi menjadi 3 kategori utama, yaitu :

1. barang jasa berbasis kebutuhan berulang (repeatable based)
2. barang jasa berbasis proyek (project based)
3. barang jasa berbasis penanganan emergensi/darurat (emergency based)

 

Sumber : Deni Danasenjaya, materi SKKNI sertifikasi Pengadaan, LKPP, 2016

 

Pemilihan penyedia/rekanan dalam manajemen rantai pasok sebagaimana digambarkan dalam gambar di atas, akan menyesuaikan kompleksitas dari masing masing kategori.

Barang jasa berbasis kebutuhan berulang (repeatable based)

Terhadap barang jasa yang berbasis kebutuhan berulang, maka metode estimasi dapat digunakan untuk merencanakan belanja yang akan dilakukan. Sederhana saja, mengikuti pola belanja kurun waktu sebelumnya, disesuaikan dengan kondisi saat akan belanja. Penggunaan marketplace, online shop, e-purchasing, serta semisalnya, umumnya dilaksanakan untuk menyelesaikan kebutuhan barang jasa ini.

Barang jasa berbasis proyek (project based)

Terhadap barang jasa atau pekerjaan yang berbasis proyek, maka penyusunan kerangka acuan kerja (Term of Reference) yang kemudian dilakukan penyusunan harga perkiraan pekerjaan (Owner Estimate) perlu dilaksanakan. Pekerjaan dalam kategori ini, merupakan barang jasa yang membutuhkan serangkaian proses yang beraneka ragam dan penyelesaian pekerjaannya pun membutuhkan waktu, contohnya pembangunan gedung bangsal. Pola pemilihan penyedianya pun bisa bervariasi, mulai dari pemilihan penyedia (quotation), tender terbuka, atau bisa juga penunjukan langsung. Dalam rangka mencapai kebutuhan maka batasan biaya hanya menjadi salah satu parameter saja.

Barang jasa berbasis penanganan emergensi/darurat (emergency based)

Terhadap barang jasa yang berbasis penanganan emergensi/darurat, maka filosofi pengadaan secara umum yang dilaksanakan pada kondisi normal tidak digunakan. Perhatian utama dalam pengadaan barang jasa kategori ini, kebutuhan barang jasanya harus segera ada ketika dibutuhkan tanpa ribet dengan serangkaian administrasi dalam keadaan biasa. Penanganan kasus menjadi prioritas utama, sedangkan proses administrasi dilakukan sesederhana mungkin dan dilaksanakan setelah kondisi emergensi/daruratnya terlewati. Pengadaan cito bisa jadi akan memakan biaya lebih mahal, tetapi akan menjaga kepentingan lain yang lebih besar. Karena pada hakikatnya, kesehatan dan keselamatan jiwa, tidak bisa diganti dengan uang asuransi sebesar apapun. Tetapi juga perlu disiapkan pola pertanggung jawaban yang memadai  dan akuntabel, menggunakan perkembangan teknologi kekinian.

 

Konklusi

Masih terdapat tantangan yang besar untuk memberikan pemahaman yang memadai dan relevan mengenai proses bisnis di lingkungan BLU/D. Hal ini sekaligus memberikan peluang perbaikan pengadaan yang luas, dikarenakan  mayoritas layanan kesehatan  BLU/D yang saat ini ada, masih mengandalkan proses pengadaannya, hanya kepada pengaturan jenjang nilai semata. Semangat fleksibilitas yang sudah mulai dipahami dalam Perpres pengadaan yang terbaru ini, perlu diimplementasikan dalam suatu tata kelola pengadaan BLU/D yang dinamis dan fleksibel. Peran segenap pemangku kepentingan, mulai dari Kementerian Kesehatan, LKPP dan praktisi pengadaan di sektor kesehatan, perlu bersinergi untuk benar-benar mampu mewujudkan inovasi pengadaan barang jasa di lingkungan BLU/D kesehatan.

Mari Bersama Menuju Indonesia Sehat.