Implementasi Strategi Konsolidasi Dalam PBJP Melalui Katalog Daerah

Oleh: Fajar Adi Hemawan

---

Collaborative Procurement (Konsolidasi Pengadaan) Pada Pengadaan Publik

Peran pengadaan di sektor publik adalah untuk memastikan kepatuhan pada aturan, kehati-hatian dalam pembelanjaan anggaran dan penyediaan barang dan jasa berdasarkan kontrak dengan pihak ketiga (Russel dan Meehan, 2014). Sentralisasi pengadaan publik merupakan tren yang terus berkembang luas untuk mencapai efisiensi (Albano dan Sparro, 2010; Walker et al., 2013) dan membutuhkan tingkat kolaborasi antara otoritas. Pengadaan kolaborasi mengacu pada dua atau lebih organisasi pembeli yang bekerja sama, menyatukan pengetahuan dan posisi tawar pembelian, untuk meningkatkan kekuatan di sisi pembeli dalam pasar dan/atau aktivitas ekonomi lainnya. Skala keekonomian menghasilkan keuntungan komersial melalui peningkatan volume diikuti rasionalisasi dan standarisasi produk (Joyce, 2006). Keekonomian proses mengurangi duplikasi dalam pelelangan dan menghasilkan managemen pemasok yang lebih efisien (Trautmann et.al, 2009). Berbagi pengetahuan antara kolaborator menghasilkan keekonomian informasi melalui pengembangan keahlian dalam pembelian (McCue dan Pitzer, 2000).

Secara konseptual dan praktikal, kolaborasi pengadaan dipandang sebagai hal yang bagus. Meski demikian selalu ada pro dan kontra tentang implementasi dan pengembangannya. Menurut Smith (2017), pro dan kontra dari pengembangan pengadaan kolaboratif sebagai berikut:

Sisi Positif Pengadaan Kolaboratif

1. Mendapatkan skala keekonomian dengan menyatukan beberapa organisasi dan kebutuhan pengadaannya. Jika menyatukan belanja dari beberapa organisasi, dan mendekati pasar dengan agregat kebutuhan tersebut, maka kita akan memiliki posisi tawar dan negosiasi yang lebih kuat serta mampu untuk mendapatkan kesepakatan komersial yang lebih baik.
2. Memperoleh penghematan pada keseluruhan upaya dan biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan proses pengadaan mulai dari pengenalan pasar hingga ke pelelangan dan penandatanganan kontrak. Singkatnya, kolaborasi berarti kita menjalankan 1 (satu) proses pengadaan untuk katakanlah 10 (sepuluh) organisasi daripada 10 organisasi tersebut menjalankan proses pengadaan masing-masing. Hal tersebut seharusnya mendorong keuntungan dalam bentuk penghematan sumber daya pelaksanaan.
3. Efisiensi juga direplikasi pada sisi penyedia, untuk mendapatkan biaya terendah. Dibandingkan dengan penyedia potensial harus melakukan penawaran berkali-kali, melengkapi beberapa Dokumen Penawaran yang tentu saja akan membutuhkan data dan input yang berbeda-beda, mereka hanya perlu melakukannya sekali.
4. Dalam kontrak untuk pengadaan yang relatif kompleks, terdapat peluang untuk mengembangkan kompetensi terkait pengadaan pada organisasi kolaboratif dengan cara yang akan sulit jika dilakukan pada organisasi tunggal.
5. Terdapat kesempatan untuk menggunakan kolaborasi dalam mendorong standarisasi, yang dapat menuntun pada keuntungan-keuntungan yang lain. Keuntungan-keuntungan tersebut antara lain mengurangi kebutuhan total stok yang harus disimpan karena stok dibagi antara entitas yang berbeda, hingga mengurangi kebutuhan pelatihan staf.

Sisi Negatif Pengadaan Kolaboratif

1. Skala keekonomian terkadang dipandang terlalu tinggi (over-estimated) oleh inisiator kolaboratif (umumnya pelaksana pengadaan, termasuk pada sektor privat). Terkadang dijumpai skala dis-ekonomis pada kondisi pasar tertentu, dan skala keuntungan dapat diperoleh pada volume yang relatif kecil di beberapa area pembelanjaan.
2. Kontrak kolaboratif dapat berdampak negatif pada pasar. Pada beberapa kasus, kontrak kolaboratif menjadi satu-satunya cara penyedia dapat memenangkan pekerjaan pemerintah. Jika mereka tidak berhasil memenangkan suatu tempat dalam kerangka kerja, atau memenangkan beberapa pekerjaan secara langsung, mereka dapat terkunci dari pasar sektor publik selama bertahun-tahun. Kontrak jangka panjang juga menghambat inovasi dan menyulitkan perusahaan baru masuk ke pasar jika belanja sangat terkonsentrasi.
3. Pembelian kolaboratif dapat menyebabkan terputusnya hubungan antara fungsi, proses pengadaan dan pengguna aktual dengan apa yang dibeli. Dengan pengadaan yang lebih terpusat, seringkali malah menjauhkan dari konsumen akhir.
4. Ada bahaya bahwa pembelian kolaboratif menyebabkan hilangnya kemampuan di tingkat organisasi. Saat ini mungkin tidak masalah dalam hal wilayah pembelian kolaboratif standar, tapi bisa juga berarti bahwa organisasi kehilangan kemampuan untuk pengadaan yang kritis, dan kemudian akan berjuang keras untuk melakukan pembelian barang dan jasa yang masih perlu dilakukan sendiri secara memadai.
5. Pembelian dan kontrak kolaboratif bisa menjadi tidak terkendali karena ukuran dan kompleksitasnya. Mendorong dan menyetujui spesifikasi standar umum bisa menjadi masalah besar. Kemudian proses tender itu sendiri bisa sangat sulit karena ukurannya yang besar – dari dokumen, jumlah penawar, keseluruhan proses evaluasi dan sebagainya.

 

Penerapan Strategi Konsolidasi Pengadaan (Collaborative Procurement) di Indonesia melalui Katalog Daerah

Merujuk pada Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, pada Pasal 129 ayat (7) Pimpinan K/L/D/I diamanatkan untuk mendorong konsolidasi pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Namun demikian, belum adanya penjelasan maupun petunjuk teknis yang lebih detail tentang tata cara pelaksanaan konsolidasi pengadaan barang/jasa mendorong timbulnya beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait area pengadaan mana yang akan dikonsolidasikan, bagaimana tahapan pelaksanaan hingga siapa penanggung jawab teknis pelaksanaan konsolidasi.

Meskipun belum tertuang secara eksplisit tata cara konsolidasi, namun pada dasarnya beberapa aktivitas pengadaan barang/jasa pemerintah yang telah dilakukan saat ini secara sadar atau tidak merupakan implementasi dari konsolidasi pengadaan. Katalog Elektronik yang selama ini dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) merupakan salah satu contoh kongkrit bagaimana konsolidasi pengadaan dilakukan di Indonesia. Katalog elektronik atau E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah. Dengan menggabungkan beberapa kebutuhan pengadaan dari K/L/D/I yang kemudian ditayangkan dalam Katalog Elektronik menjadikan kebutuhan barang/jasa mencapai skala keekonomian sehingga posisi tawar pemerintah sebagai pembeli meningkat. Dengan potensi yang sangat besar, sudah seharusnya fungsi strategis Katalog Elektronik terus dikembangkan, tidak hanya sekedar dipandang sebagai cara melakukan pengadaan tanpa lelang yang dampaknya sebagian besar K/L/D/I masih sebatas memposisikan diri sebagai pembeli yang patuh melalui e-purchasing terhadap  komoditas yang ada di Katalog Elektronik. Disamping itu K/L/D/I cenderung berupaya agar seluruh pengelolaan Katalog Elektronik terutama proses pemilihan penyedia untuk tayang di Katalog Elektronik sepenuhnya dilaksanakan oleh LKPP. Sementara di sisi lain, isu-isu negatif karena Katalog Elektronik bermunculan seperti isu ketidakberpihakan pemerintah kepada penyedia kecil maupun lokal, temuan harga lebih murah dibandingkan dengan harga produk yang sama yang tayang di Katalog Elektronik, hingga klaim layanan purna jual yang tidak sesuai ekspektasi. Terlepas dari kekurangsempurnaan di beberapa sisi dan isu-isu negatif yang berkembang, adanya konsolidasi pengadaan melalui Katalog Elektronik merupakan suatu skema yang perlu dikembangkan dan terus diperbaiki untuk mencapai value for money dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.

Dengan diterbitkannya Peraturan Kepala LKPP Nomor 6 Tahun 2016 tentang Katalog Elektronik dan E-Purchasing, salah satu skema yang dikembangkan dalam Katalog Elektronik adalah Katalog Daerah. Katalog Daerah yang dimaksud di sini adalah Katalog Elektronik Daerah yang disusun dan dikelola oleh Pemerintah Daerah dalam bentuk sistem informasi elektronik yang memuat daftar, merek, jenis, spesifikasi teknis, harga dan jumlah ketersediaan Barang/Jasa tertentu dari berbagai Penyedia

Dengan kondisi administrasi pemerintahan daerah yang terbagi menjadi 34 Provinsi, 415 Kabupaten, dan 93 Kota (Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, 2014), bisa dibayangkan besarnya potensi untuk mengembangkan strategi konsolidasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa di daerah yang dapat dilakukan dan diimplementasikan ke dalam Katalog Daerah. Melalui skenario ini, masing-masing daerah dapat memproses komoditas yang dibutuhkan oleh Organisasi Perangkat Daerahnya ke dalam Katalog Elektronik, dengan catatan bahwa komoditas tersebut memiliki sifat:

1. Barang/jasa yang dibutuhkan SKPD (kini disebut OPD);
2. Barang/jasa standar atau yang dapat distandarkan; dan
3. Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang.

Katalog Daerah menjadi sebuah peluang tidak hanya untuk menjawab isu-isu negatif yang telah disebutkan di atas namun juga mendorong agar pengadaan barang/jasa yang dilakukan di daerah lebih bersifat stratejik dibandingkan hanya masalah administratif dan penyerapan anggaran semata. Contoh sederhana yang dapat digunakan, jika kebutuhan Alat Pengolah Data dalam satu provinsi atau pulau tertentu di Luar Jawa dapat dilakukan agregasi kebutuhan melalui konsolidasi pengadaan untuk kemudian diproses dalam Katalog Daerah, maka beberapa manfaat yang dapat diperoleh:

1. Mendapatkan harga yang lebih murah. Dengan volume pembelian yang besar, maka dapat dilakukan penghematan biaya per unit barang. Mulai dari pemberian rabat, penghematan biaya transportasi dan distribusi, biaya administrasi, maupun biaya overhead lainnya.
2. Meningkatkan posisi tawar sebagai pembeli. Semakin besar potensi pembelian dari pelanggan dalam hal ini pemerintah, maka dapat mendorong produsen barang sebagai penyedia untuk menyiapkan produk dan layanan purna jual dengan lebih baik. Peluang pembukaan distributor resmi maupun service centre resmi untuk memberikan layanan purna jual di wilayah-wilayah tertentu akan semakin terbuka karena dorongan potensi pasar yang menggiurkan bagi penyedia.
3. Mengurangi proses administrasi yang berulang. Dengan konsolidasi pengadaan melalui Katalog Daerah, proses seleksi terhadap penyedia cukup dilakukan pada saat produk akan ditayangkan di Katalog Elektronik. Selebihnya proses pembelian cukup dilakukan dengan fasilitas e-purchasing yang telah tersedia. Hal tersebut akan sangat memangkas alur proses administrasi yang harus dilakukan.
4. Mengurangi resiko dan penyimpangan dalam pengadaan. Resiko “kegaduhan” di proses pemilihan penyedia akan berkurang karena dibanding melakukan proses pemilihan secara berulang, proses pemilihan cukup dilakukan satu kali sebelum penayangan produk. Dari sudut pandang pengawasan, Katalog Elektronik membuat akses pada harga maupun profil penyedia terbuka luas, dengan demikian diharapkan penyimpangan akan berkurang karena fungsi pengawasan pun dapat berjalan dengan lebih baik.
5. Mendorong munculnya kesempatan usaha serta peningkatan daya saing penyedia setempat. Katalog Daerah dapat mendorong penyedia lokal untuk berpartisipasi sesuai dengan kapasitas dan kompetensi yang dimiliki. Dibandingkan dengan Katalog Nasional yang mengharuskan penyedia untuk memiliki kemampuan melayani seluruh wilayah di Indonesia (hal yang sulit dipenuhi oleh penyedia lokal), maka Katalog Daerah dapat menjadi batu pijakan untuk penyedia lokal secara bertahap meningkatkan kapasitas dan daya saingnya mulai dari skala lokal menuju skala yang lebih besar.

Selain manfaat-manfaat tersebut diatas, masih banyak manfaat dan peluang lain yang dapat dieksplorasi dari Konsolidasi Pengadaan yang dikolaborasikan dengan Katalog Daerah. Dengan dukungan penetrasi teknologi informasi dan internet yang semakin masif, maka sudah saatnya pengadaan pemerintah pun tidak hanya statis pada kegiatan administratif yang bersifat rutinitas, namun secara dinamis menyesuaikan dengan perubahan dan perkembangan jaman.



REFERENSI:

1. Albano, G. L. dan M. Sparro, 2010. Flexible Strategies for Centralized Public Procurement. Review of Economics and Institutions 1(2): 1-32.
2. Direktorat Penataan Daerah, Otonomi Khusus, Dan Dewan Pertimbangan Otonomi Daerah Direktorat Jenderal Otonomi Daerah Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. 2014. Pembentukan Daerah-Daerah Otonom Di Indonesia Sampai Dengan Tahun 2014. http://otda.kemendagri.go.id/CMS/ Images/SubMenu/totalDOB.pdf
3. Joyce, W., 2006. Accounting, purchasing and supply chain management. Supply Chain Management: An International Journal 11(3): 202-207.
4. McCue, C. dan J. Pitzer, 2000. Centralized vs. decentralized purchasing: current trends in governmental procurement practices. Journal of Public Budgeting, Accounting & Financial Management 12(3): 400-420.
5. Russell, C. and J. Meehan, 2014. Exploring legitimacy in major public procurement projects. Journal of Public Procurement 14(4): 419-461.
6. Smith, P. 2017. Collaborative Procurement In The Public Sector – Five Benefits And Five Negatives. https://www.publicspendforum.net/blogs/peter-smith/ 2017/03/20/collaborative-procurement-public-sector-benefits- negatives
7. Trautmann, G., L. Bals dan E. Hartmann, 2009. Global sourcing in integrated network structures: the case of hybrid purchasing organizations. Journal of International Management 15 (2): 194-208.
8. Walker, H., F. Schotanus, E. Bakker dan C. Harland, 2013. Collaborative procurement: a relational view of buyer–buyer relationships. Public Administration Review 73(4): 588-598.